«Балтика» и Firm.One: цифровая трансформация позволила на 20 % увеличить эффективность стратегического планирования и управления затратами на интеллектуальную собственность

Firm.One и Пивоваренная компания «Балтика» подвели итоги первого года использования Юридической операционной системы (ЮОС) — платформы для автоматизации юридических и смежных бизнес-процессов.

Ключевой задачей проекта по внедрению системы была комплексная автоматизация учета объектов интеллектуальной собственности, а также связанных с ними продуктов, документов, задач и рисков в целях повышения прозрачности и управляемости портфеля.

Согласно результатам проведенного опроса использование системы позволило добиться ряда значимых эффектов. Прежде всего, по оценке пользователей, как минимум в 3 раза снизились трудозатраты на актуализацию данных по товарным знакам за счет автоматического получения информации из открытых реестров. Это особенно важно в контексте передачи регистрационных процедур от внешних консультантов команде «Балтики», что позволяет расширять внутреннюю экспертизу. Пользователи отметили снижение частоты ошибок в данных в 2 и более раз, а также экономию 4 и более часов в неделю на рутинные задачи (поиск документов и информации, ответы на стандартные запросы бизнеса). Кроме того, за счет централизации информации о портфеле ИС до 20% эффективнее стало стратегическое планирование и управление затратами.

О значимости проекта рассказал Сергей Голубцов, директор по интеллектуальной собственности «Балтики»:

«В нашем портфеле сегодня более 1300 товарных знаков, объекты авторских прав; есть патенты на изобретения и промышленные образцы. Управление таким объемом объектов интеллектуальной собственности требует обеспечения связанного хранения информации, своевременной актуализации данных и возможности быстрого и понятного поиска. Благодаря ЮОС мы смогли существенно повысить эффективность работы с портфелем, прежде всего, в интересах различных подразделений нашей компании. Команда также использует возможности платформы по управлению задачами, претензиями и судебными делами и ведет учет доверенностей и договоров в привязке к интеллектуальной собственности. Важный показатель: все пользователи отметили, что система стала значимым рабочим инструментом в течение первого месяца после получения доступа».

Анастасия Загородная, советник практики ИС, ИТ и телекоммуникаций, руководитель проектов по автоматизации юридической функции в Firm.One, добавила:

«Этот проект стал для нас возможностью продемонстрировать экспертизу одновременно в области автоматизации юридической функции и системного управления интеллектуальной собственностью. Для Firm.One как разработчика решения и для меня лично главный результат — это то, что по истечении года система живет в компании и приносит измеримую пользу. Мы благодарны «Балтике» за оказанное доверие».

Отдельно стоит отметить, что сотрудники смежных подразделений «Балтики» (маркетинг, экспорт) самостоятельно используют отчеты в системе для быстрого получения актуальной информации по портфелю, снижая нагрузку на юристов. Дальнейшее расширение сценариев использования системы разными подразделениями – один из векторов развития сотрудничества с Firm.One. Также среди планов: поддержка предварительного поиска и подачи заявок, автоматизация работы с селекционными достижениями.

Пивоваренная компания «Балтика» – российская компания, один из крупнейших производителей товаров народного потребления. Портфель включает в себя более 50 брендов («Балтика», «Невское», «Арсенальное», «Ярпиво», «Дон» и другие), энергетический напиток Flash Up, минеральную воду Skalla и питьевую воду «Хрустальная». Компания управляет 8 заводами, 2 солодовнями, реализует собственную агропрограмму по выращиванию пивоваренного ячменя и проект по хмелеводству. Благодаря качеству мирового уровня бренды компании удостоены более 700 российских и международных наград на профессиональных и потребительских конкурсах.

Firm.One – российская консалтинговая фирма, объединяющая экспертов в области юридического и стратегического консалтинга с опытом работы в ведущих международных и российских фирмах. Firm.One предлагает полный спектр услуг и имеет успешный опыт реализации комплексных проектов в более чем 25 направлениях консалтинга, включая сопровождение сложных трансграничных сделок, разрешение нестандартных конфликтов, проведение комбинированных и уникальных реструктуризаций, разработки и внедрения LegalTech решений.